ENGLISH BUSINESS 2

MEMO

Apa itu memo?

Memo atau memorandum adalah :

Ø  Sebuah dokumen yang digunakan untuk berkomunikasi didalam organisasi,memo biasanya pendek dan berisi untuk,dari,tanggal,perihal dan isi pesan

Ø  Memo tidak harus ditandatangani oleh pengirim,  terkadang pengirim menaruh namanya sebagai tanda yang terletak di akhir memo paling bawah untuk informal/bersahabat,atau pengirim menaruh nama lengkap agar lebih formal. Jika ragu ikuti prosedur yang ada di perusahaan.

Kenapa harus menulis memo ?

Memo digunakan dan diperlukan ketika email atau pesan tidak cocok dikondisi tertentu, contohnya : jika kamu mengirimkan sebuah objek, seperti buku atau kertas yang harus ditandatangani langsung oleh internal/bagian dalam kantor, kamu dapat menggunakan memo sebagai catatan untuk menjelaskan kepada penerima apa yang harus dilakukan.

Bagaimana cara menulis memo ?

Memo harus memiliki beberapa bagian dan isi berikut ini :

1.      ‘Kepada/Untuk’ berisikan nama penerima yang dituju.untuk memo tidak formal, penerima  memo memberikan nama misalnya untuk andy’,itu sudah cukup. Selanjutnya , untuk memo yang formal menggunakan nama lengkap penerima. Jika penerima dari department lain maka harus menggunakan nama lengkap serta nama departmentnya. Penggunaan nama lengkap tidak harus menggunakan Tuan,Nyonya atau Nona kecuali memo yang dibuat adalah sangat formal.

2.     Bagian ‘Dari’ berisikan nama pengirim. Untuk memo tidak formal,nama si pengirim seperti ‘Dari : Bil’ itu sudah cukup. Untuk memo yang formal penggunaan nama si pengirim harus menggunakan nama lengkap. Jika penerima berasal dari department lain maka gunakan nama lengkap dan nama department. Biasanya,penggunaan nama tersebut tidak harus disertakan nama tuan,nyonya atau nona kecuali memo yang dibuat adalah sangat formal.

3.    Bagian ‘Tanggal’ , untuk menghidari kekeliruan antara gaya bahasa british dan  amerika dalam sistematika penanggalan maka penulisan bulan menggunakan kata atau sebuah singkatan seperti  ‘January’ atau ‘Jan’.

4.      Bagian ‘Perihal’ .

5.      Isi pesan

Terkecuali apabila memo tersebut adalah sebuah catatan singkat, memo yang terorganisir dan baik harus mengikuti isi berikut ini :

a)      Situasi : sebuah pendahuluan atau tujuan memo.

b)      Masalah (tambahan) : contohnya “sejak pindah ke kantor baru di Kowloon Bay,pekerja memiliki kesulitan mencari tempat terdekat untuk membeli makan siang”.

c)      Solusi (tambahan) : contohnya : “Menyediakan oven microwave di dapur akan memungkinkan staf untuk membawa kotak makan siang mereka sendiri dan memanaskan makanan mereka”.

d)     Tindakan : seperti halnya solusi atau sebagai dari bagian solusi yang harus dilaksanakan oleh penerima, misalnya :kami akan sangat berterima kasih jika anda mengizinkan kenaikan sebesar $3000”.

e)      Sopan Santun : untuk menghindari penolakan dari penerima dan supaya kamu dapat mengambil aksi/tindakan yang kamu inginkan, maka penting  untuk mengakhirinya dengan sebuah kata sopan. Misalnya, “sekali lagi,terima kasih atas dukungan anda” atau  tidak telalu formalnya  seperti “Terima kasih”.

6.      Tanda tangan

Ini  hanya tambahan atau pilihan.